Um den Fokus des Tages zu finden, ist es erst einmal wichtig überhaupt zu verstehen, was Fokus grundsätzlich bedeutet. Fokus meint die Fähigkeit, das Wichtigste zu identifizieren und dich genau darauf zu konzentrieren. Man muss also sein Mindset dazu bewegen, sich auf eine Sache nach der nächsten zu fokussieren und nicht immer alles gleichzeitig abzuarbeiten.
Das 80/20-Prinzip ist eine gute Methode um fokussierter zu arbeiten. Dabei geht es darum, dass nur ein kleiner Teil des Gesamtaufwandes (20 %), für einen Großteil der Ergebnisse (80 %) verantwortlich ist. Also mit 20 % eurer Zeit, erzielt ihr 80 % eurer Ergebnisse. Daraus resultiert, dass ihr den Fokus auf die 20 % der Aufgaben legen solltet, die euch schneller an euer Ziel bringen. So schafft ihr insgesamt mehr in weniger Zeit. Habt ihr beispielsweise eine To-do-Liste mit zehn Aufgaben, sind ein bis zwei Aufgaben wertvoller als die anderen. Dies trifft auch zu, wenn grundsätzlich alle Aufgaben den gleichen Zeitaufwand benötigen.
Der größte Feind des Fokus ist das Multitasking. Dies funktioniert ausschließlich bei Aufgaben, die extrem routiniert sind und nicht viel Gedankengut benötigen. Arbeitet ihr mehrere Aufgaben gleichzeitig ab, die dafür nicht geeignet sind, schafft ihr nicht mehr, sondern nur halb so viel. Dadurch entsteht Stress und Ineffektivität. Fokussiert ihr euch jedoch auf eine Aufgabe, kann man in gleicher Zeit, doppelt so viel schaffen. Dabei vergeht nicht nur die Zeit schneller, sondern ihr seid auch produktiver, kreativer und glücklicher. Um in eine richtig konzentrierte Arbeitsphase zu kommen, hilft es, sich Zeiten im Kalender zu blocken und Ablenkungen zu vermeiden. Ist eine Aufgabe abgeschlossen, solltet ihr eine kurze Pause zum durchatmen und frische Luft schnappen einlegen.
Aber wie findet man nun eigentlich seinen Fokus?
Schreibt euch als erstes eine To-do-Liste für den Tag. Diese wird euch helfen, immer zu wissen, was noch erledigt werden muss. Wendet nun das 80/20-Prinzip an, um herauszufiltern, welche Aufgaben die wichtigsten sind. Dies sollten nicht mehr als ein bis drei Aufgaben sein. Die übrig gebliebenen Punkte könnt ihr nun auch noch priorisieren, um auch einen Überblick über die weniger wichtigen To-do's zu haben. Jetzt nehmt ihr euch ein kleines Whiteboard, ein Post-it oder unseren Fokusplaner, den ihr hier downloaden könnt, zur Hand und notiert euch euren Fokus des Tages.
So verliert ihr diesen nicht aus den Augen und wisst genau worauf ihr euch heute konzentrieren müsst. Wenn ihr euch in die Methode eingefunden habt, könnt ihr sie auch in eurem Team vorstellen und sie gemeinsam anwenden. Hier ist es meist leichter, sich Wochenziele zu setzen und diese an einem großen Whiteboard im Büro festzuhalten.
Behaltet immer im Hinterkopf, dass Projekte, egal ob beruflich oder privat, nicht unbedingt mehr Zeit benötigen, sondern mehr Fokus.